 |
Виталий Баум
Директор по развитию бизнеса vitali.baum@ciber.com |
 |
|
 |
Ксения Андреева PR-служба CIBER ksenia.andreeva@ciber.com |
|
|
| Свяжитесь с нами |
Интервью с Виктором Акацевичем, руководителем проекта внедрения системы mySAP.com в компании JFC
09.10. 2003
Компания JFC занимается поставкой, предпродажной подготовкой и распределением свежих фруктов и овощей по всей территории России. Существует с 1994 года, численность персонала более тысячи человек, оборот составляет $250 млн. в год, что соответствует примерно 450 тыс. тонн фруктов и овощей. Терминалы компании находятся в Санкт-Петербурге, Краснодаре, Екатеринбурге, Челябинске, и три комплекса в Москве.
С февраля 2003 года в компании внедряют систему mySAP.com. При этом общение внутри компании по вопросам внедрения организовано на специальном внутреннем портале. Интересно было расспросить г-на Акацевича, как и почему был выбран именно этот продукт, как складывались отношения между исполнителями и заказчиками, насколько эффективным оказалось общения между сотрудниками и группой внедрения с помощью сайта. И вот что он нам рассказал.
Активно выбором новой системы компания начала заниматься в конце лета 2002 года. К этому времени необходимо было решать, продолжать ли использовать действующую систему, проведя с ней мероприятия по модернизации, или внедрять принципиально новую. Это решение принималось не на уровне службы информационных технологий, а на уровне руководства и акционеров компании.
Старая система отработала в компании 4 года, и в значительной степени покрывала требования к учету. Однако, исходя из планов развития компании акционерами и руководством было принято стратегическое решение о внедрении новой системы.
Новая система - это уже пятое поколение информационных систем в компании. Мы прошли путь от электронных таблиц до полноценных географически распределенных учетных систем, работающих в реальном времени.
К новой системе мы выдвигали целый ряд требований. Это и насыщенная функциональность, и опыт успешных внедрений, и известность, авторитет на рынке. Самым главным требованием была возможность внедрять не только учетную систему, а систему управления предприятием. В этом смысле функциональность и технология управления через механизм сбалансированных показателей, внедренная в продукты SAP показалась руководству компании важнейшим преимуществом. В результате мы приняли решение внедрять mySAP.com, при этом в качестве генерального подрядчика по консалтинговой части проекта выступила так же компания SAP.
По прошествии времени (а сделка была заключена в феврале 2003 года), можно смело утверждать, что мы не ошиблись. За истекшие месяцы с помощью компании SAP и ее партнеров - Sterling Group и Novasoft мы обучили специалистов, разработали концептуальный проект и реализовали его. Важно отметить, что функциональность будущей системы в момент старта должна быть достаточно обширна, и по крайней мере включать все, что было наработано в современной системе за 4 года. Поэтому на проекте с самого начала предполагалось активно использовать консультантов.
Однако, при работе с консультантами консалтинговой компании важно знать конечную цель работ на каждом, даже самом незначительном этапе, иначе ресурсы будут использоваться не оптимально. Так как детали описания большинства технологий в системе изначально нам не известны (большинство наших специалистов не имело опыта работы с продуктами SAP), на первое место выходит проблема отношений между консультантами (знают описание процессов в системе) и участниками группы внедрения (знают технологии в компании).
Я считаю, что в этом важнейшем для успешного внедрения вопросе нам удалось достичь взаимопонимания. Помогло нам и то, что мы с самого начала решили не менять в системе ничего, использовать опыт множества компаний, реализованный в продуктах SAP.
Что касается эффективности использования при внедрении такой формы работы как обсуждение на внутреннем портале, то результаты оказались вот какими.
Прежде всего надо сказать, что на самом деле, внутренний портал создавался не с целью обсуждения проекта. Основная цель создания сайта - информирование сотрудников компании о ходе проекта, его стадиях, возможных успехах и неудачах. Руководство компании и группа внедрения с самого начала большое внимание уделяла отношению сотрудников к проекту, точнее к формированию этого отношения.
Как известно, при внедрении систем управления существует несколько проблем, с которыми приходится сталкиваться практически всем. К этим проблемам можно отнести ограниченный бюджет, проблемы с ресурсами, ограничение объема проекта. Важным фактором успеха является заинтересованность руководства компании. Все перечисленные проблемы в общем стандартны, и находятся под контролем руководства проекта.
Однако иногда на проектах недооценивается важнейший фактор – отношение коллектива компании к нововведениям, новой системе, людям, занимающимся внедрением. В некоторых компаниях для пользователей организуют глобальные конференции, пишут подробнейшие протоколы, назначают "политинформаторов" в службах.
Другие надеются на безграничную волю руководства компании. Нам показалось, что при всей полезности подобных мероприятий этого недостаточно. В то же время, внедрять систему в планируемой функциональности в условиях ограниченного времени без моральной поддержки будущих пользователей было бы слишком рискованно и самонадеянно. Для того, что бы сформировать у сотрудников понимание процессов и соответствующее мировоззрение, в нашей компании было решено организовать сайт проекта.
Насколько слов о том, как сайт работал в прошлом, работает сейчас и будет работать в будущем. На стадии концептуального проектирования, когда велась большая публичная работа по обсуждению процессов, их утверждению и проектированию системы, количество новостей было довольно большим. Самое главное, что удалось достичь посещаемости сайта сотрудниками, и обратной связи.
Люди много звонили, интересовались, высказывали уточнения к помещенной информации. Все поняли, что группа внедрения не занимается колдовством, все, что делается, доступно и открыто. В то же время, ведение сайта несколько дисциплинировало будущих пользователей и участников группы внедрения, так как замечания и результаты открывались для публичного обсуждения. Что касается технологии внедрения, то мы приняли правило: все, что опубликовано на сайте, является действующим законом.
Если что-то не устраивает людей, то они это видят, и это повод для обсуждений, принятия или изменения частей проекта. На стадии реализации концептуального проекта, когда необходимость в обсуждении проблем несколько снизилась, частота обновления новостей уменьшилась.
Однако сейчас мы подходим к стадии подготовки к старту, и количество информации быстро возрастет. В дальнейшем, разумеется, наша компания не остановится в развитии. Мы планируем развивать внедрение, включать новые модули. При этом мы будем активно описывать наши планы, что бы получить обратную связь от пользователей.
Теперь немного о проблемах. Как можно заметить, форум на сайте "не работает". Пишу в кавычках, так как с технической точки зрения все в порядке. Просто, как оказалось, задавать вопросы по телефону или в личном письме людям проще и привычнее. Когда пишут на публичном форуме, людям кажется, что вопрос, который они задают, всем давно известен, и только ты почему то не "в курсе". Особенно трудно писать о профессиональных проблемах, когда форум читают не "виртуальные" интернет коллеги, а сотрудники из соседнего кабинета. Мы решили не эскалировать ситуацию, пока что не пытаться вводить использование форума в привычку. Однако впоследствии мы обязательно вернемся к этой теме, ведь нам нужно развиваться, организовывать службу поддержки и т.д. При этом и пользователи привыкнут к новой системе, вопросы и обсуждения станут более конкретными.
Еще одной проблемой явилось ведение сайта, поддержание его в актуальном состоянии. Проект у нас небольшой, людей мало и проблема выделения времени на работы по сайту довольно актуальна. Думаю, мы еще вернемся к этой теме в некотором будущем.
Результаты опроса на сайте показывают, что пользователи ожидают дополнительных проблем с внедрением новой системы. Однако перспективы модернизации устаревших бизнес процессов, автоматизации в новых, ранее слабо формализованных областях формируют положительные ожидания у персонала компании.
Что касается руководства компании и ее акционеров, то их ожидания не просто положительны, а весьма высоки. Мы надеемся, что внедрение новой системы даст новые инструменты управления, повысят эффективность компании. Все это приедет к повышению авторитета JFC на рынке, у партнеров и поставщиков, в среде бизнес сообщества.
